Fragen zum Kassensystem für die Gastronomie

Beim M3 Kassensystem kostet das Hardware-Komplett-Set einmalig 2.990 € netto — Touch-Kasse, Kartenterminal, Kellner-Tablet, Bondrucker, Kassenschublade, TSE für fünf Jahre und die Einrichtung vor Ort. Dazu kommt die Lizenz mit 49 € netto je Kasse und Monat, oder 79 € mit eigener Restaurant-Webseite. Kartenzahlungen werden mit 2,8 % je Transaktion abgerechnet. Zum Vergleich: gängige Gastronomie-Kassen liegen zwischen 45 € und 349 € im Monat, meist ohne Lieferdienst, Personal- und HACCP-Funktionen.

Ja, die Lizenz wird je Kasse und Monat abgerechnet. Ein Kellner-Tablet, das Bestellungen an dieselbe Kasse schickt, ist keine zweite Kasse und kostet keine zweite Lizenz.

In beiden Stufen sind alle Funktionen freigeschaltet: Kasse, Tischplan, Küche, Lieferdienst, Fahrer-App, Scan & Order, Telefonbestellungen, Reservierungen, Lager, Personal und die Auswertungen. Die 79-€-Stufe enthält zusätzlich die eigene Restaurant-Webseite mit Online-Bestellung unter deiner eigenen Adresse — Gäste bestellen direkt bei dir statt über ein Portal, und die Bestellung landet in derselben Kasse.

In der 79-€-Lizenz ist die eigene Restaurant-Webseite mit Online-Bestellung enthalten. Gäste bestellen unter deiner eigenen Adresse, und es fällt keine Provision je Bestellung an — anders als bei Lieferportalen. Nur Kartenzahlungen über Stripe kosten 2,8 % je Transaktion. Jede Bestellung landet direkt in der Kasse und in der Küche.

Online-Bestellung ohne Provision im Detail

Laufzeit und Kündigungsfristen stehen im individuellen Angebot und im Inbetriebnahmeprotokoll. Der Hardware-Festpreis ist eine Einmalzahlung und kein Kaufpreis für die Software.

Zu den AGB

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 sind elektronische Aufzeichnungssysteme mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung dem Finanzamt zu melden. Neu angeschaffte Systeme sind innerhalb eines Monats zu melden, ebenso die Außerbetriebnahme alter Systeme. Wir richten die nötigen Angaben bei der Inbetriebnahme mit ein.

Fristen und Einzelheiten bitte mit dem Steuerberater abstimmen — die Meldepflicht liegt beim Betrieb.

Hinweise der Finanzverwaltung

Die technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, sichert jede Buchung gegen nachträgliche Änderung ab. Elektronische Kassen in Deutschland brauchen sie. Im M3-Set ist eine Epson TSE mit fünf Jahren Laufzeit enthalten und bei der Einrichtung bereits angebunden.

TSE-Zertifikate gelten nur für eine begrenzte Zeit; viele Geräte der ersten Generation aus 2020 sind bereits abgelaufen. Mit abgelaufener TSE zeichnet die Kasse nicht mehr ordnungsgemäß auf. Die neue TSE muss angebunden und dem Finanzamt gemeldet werden. Beim Wechsel zum M3 Kassensystem ist eine neue Epson TSE mit fünf Jahren Laufzeit enthalten und angebunden; die Meldung bereiten wir bei der Einrichtung mit vor.

Der Koalitionsvertrag von 2025 kündigt eine Registrierkassenpflicht ab dem 1. Januar 2027 für Betriebe mit mehr als 100.000 € Jahresumsatz an. Ob und wie das Gesetz kommt, entscheidet das Gesetzgebungsverfahren. Wer heute schon eine elektronische Kasse nutzt, braucht ohnehin TSE, Belegausgabe und die Meldung beim Finanzamt — im M3-Set ist das enthalten und bei der Einrichtung erledigt.

Den Stand der Gesetzgebung vor dem Kassenkauf mit dem Steuerberater prüfen.

DSFinV-K ist das einheitliche Format, in dem Kassendaten bei einer Kassennachschau oder Betriebsprüfung herausgegeben werden. Das M3 Kassensystem erzeugt diesen Export, dazu Z-Berichte, Kassenbuch und die Belegprotokolle — geordnet und abrufbar, ohne dass jemand nachts Zettel sortiert.

Ja. Wer eine elektronische Kasse einsetzt, muss dem Gast einen Beleg zur Verfügung stellen — seit 2020. Der Gast muss ihn nicht mitnehmen, aber er muss ihm angeboten werden. Papier oder digital ist beides zulässig; das M3 Kassensystem druckt den Bon oder gibt ihn als QR-Code aus.

Ob eine Befreiung im Einzelfall in Frage kommt, entscheidet das Finanzamt auf Antrag — das klärt der Steuerberater.

Kassendaten gehören zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen; je nach Art der Unterlage liegen die Fristen im Bereich von acht bis zehn Jahren. Wichtiger als die genaue Zahl ist die Bedingung: Die Daten müssen die ganze Zeit maschinell auswertbar bleiben. Wer die Kasse wechselt, muss die alten Daten also weiterhin lesbar vorhalten können — nicht nur einen Papierstapel im Keller.

Die für deinen Betrieb geltenden Fristen nennt dein Steuerberater.

Ein Prüfer kann während der Geschäftszeiten unangekündigt erscheinen, sich die Kasse zeigen lassen und die Daten im vorgeschriebenen Format verlangen. Mit dem M3 Kassensystem ist das ein Export statt einer Suchaktion: DSFinV-K-Datei, Z-Berichte und Belegprotokolle liegen abrufbar bereit.

Ja. Zu einer ordnungsgemäßen Kassenführung gehört eine Beschreibung, wie im Betrieb kassiert, storniert, abgeschlossen und archiviert wird. Diese Dokumentation ist betriebsbezogen und bleibt Sache des Unternehmens; wir liefern die technischen Angaben zum System, die hineingehören.

Zertifiziert werden in Deutschland die technischen Sicherheitseinrichtungen, nicht ganze Kassensysteme. Das M3 Kassensystem stellt die technischen Grundlagen für TSE-Anbindung, DSFinV-K-Export, Belege und Kassenabschlüsse bereit. Die steuerliche Konfiguration und die Verfahrensdokumentation des Betriebs bleiben Sache des Unternehmens und seines Steuerberaters.

Die Kasse arbeitet lokal weiter. Bestellungen, Bons und Abrechnung laufen ohne Internetverbindung, und sobald die Leitung zurück ist, gleicht sich alles ab. Funktionen, die zwingend das Netz brauchen — Online-Bestellungen, Kartenzahlung, Cloud-Abgleich — pausieren so lange.

Ja, und zwar im selben Vorgang. Eine Bestellung entsteht am Tisch, am Telefon, per QR-Code oder online und läuft von dort durch Küche, Fahrerzuteilung und Abrechnung, ohne dass jemand sie ein zweites Mal eintippt. Die Fahrer bekommen eine eigene App mit ihren Aufträgen.

Ja, genau dafür ist es gebaut: Telefonbestellung mit Anruferkennung, Online-Bestellung über die eigene Webseite, Abholung und Lieferung getrennt, Fahrer-App mit Route und Abrechnung je Fahrer — alles in einer Kasse. Die Pizza Arena in Emsdetten und die Pizzeria Stefanie in Wettringen arbeiten damit.

Kassensystem für Pizzeria und Lieferdienst

Nein. Im Set ist ein mobiles Stripe-Kartenterminal enthalten, das an der Kasse und am Tisch funktioniert. Umsatz und Gebühren stehen damit im selben System wie der Rest des Tages, statt in einer fremden Abrechnung.

Ja. Die Oberfläche gibt es auf Deutsch, Englisch und Arabisch, einschließlich rechts-nach-links-Darstellung und arabischem Bondruck. Steuersatz, Währung und Fiskalpflicht hängen an einem Länderprofil, nicht am Produkt.

M3 Kassensystem ist das ganze System: die Windows-Kasse, Küche und Drucker, Online-Bestellungen, Telefon und Backoffice. POSLAB ist die Kellner-App für Android-Handys und -Tablets, mit der dein Team am Tisch aufnimmt. Sie gehört zum Set und schickt jede Bestellung direkt an Kasse und Küche.

In höchstens zehn Tagen, gerechnet ab dem Zeitpunkt, an dem Vertrag, Zahlung beziehungsweise Gerätebestellung, Speisekartendaten und der Vor-Ort-Termin abgestimmt sind. Auf Wunsch begleiten wir die ersten zwei Betriebstage direkt im Laden.

Nein. Speisekarte, Preise, Steuersätze, Tische, Drucker und Terminal richten wir vor der Übergabe ein. Du bekommst das System startklar, nicht als leere Datenbank.

Ja. Wir richten persönlich vor Ort ein — in Ochtrup, Wettringen, Steinfurt, Emsdetten, Rheine, Gronau, Coesfeld, Münster und im ganzen Münsterland. Für Betriebe außerhalb dieser Ecke sprechen wir den Termin individuell ab.

Kassensystem im Münsterland: Einrichtung vor Ort

Zum Beispiel das Bistrorant Paprika und die Villa Dunia in Ochtrup, die Pizzeria Stefanie in Wettringen und die Pizza Arena in Emsdetten. Alle vier stehen mit Ort und Webseite auf unserer Startseite unter „Referenzen“.

Für Restaurants, Pizzerien, Imbisse, Cafés, Bistros und Betriebe mit Lieferdienst. Wir nehmen nur so viele Betriebe auf, wie wir persönlich einrichten und begleiten können.